Congreso virtual vs. congreso presencial

Me apetecía mucho recoger aquí algunas impresiones sobre la organización de los congresos. En primer lugar, pienso que la mayoría de congresos son una buena oportunidad de formación, de seguir la actualidad, conocer tendencias y recursos, etc. pero sobretodo de conocer a otros profesionales y muchas experiencias prácticas o aplicadas.

Pero también es cierto que algunos congresos se han convertido en el modus vivendi de algunas asociaciones – organizaciones que cobrando inscripciones de 700 o 900 euros, se garantizan viajes y encuentros “de amigos” pagados por los asistentes. Mejor dicho, por las universidades de los participantes; si ponen estos precios y la gente va, es porque alguien se lo paga… y así se perpetúa este modelo de sacacuartos. Pero en fin, malas praxis hay en todos los gremios…
Lo que me apetecía escribir eran algunas impresiones y mi experiencia en congresos online y presenciales desde el punto de vista organizativo. A parte de haber asistido a muchos, en muchos países y de muy diferente tipología (también de los que valen 700€), he podido participar en la organización de unos cuantos más. Y tanto presenciales como a distancia, unos más grandes y otros más pequeños… Referente a eventos presenciales, colaboré con el Congreso Internacional de Docencia Universitaria CIDUI, con el primer y segundo Simposio de Innovación Educativa INNED, recientemente con el III Congreso Internacional de nuevas tendencias en la formación permanente del profesorado y referente a eventos online, coordiné el IV Congreso de la Cibersociedad  y colaboro con la quinta edición, Hybrid Days.

Se trata de 5 propuestas muy diferentes, tanto por volumen de participantes, como por formatos utilizados, vivencias y experiencias.
En primer lugar, la infraestructura necesaria no tiene nada que ver en un entorno online o en un evento presencial. Para reunir físicamente a 300-500 personas se requiere una logística considerable (salas, transportes, viajes, dietas, espacios adecuados para trabajar, asegurar conexión wifi, indicaciones, ayudantes, etc.). En un congreso online, participaron personas de más de 40 países!
En un evento online, por un precio mucho más reducido que toda esta infraestructura, se puede crear una plataforma (o utilizar algunas ya existentes). Si incluimos viajes, alojamientos, dietas y otros gastos relacionados con esta logística, crear una plataforma a medida podría costar entre el 10 y el 25 % del total de los gastos de un evento presencial.
Por otro lado, la parte más de contenidos y comunicaciones también presenta considerables diferencias. En un evento presencial, se recogen las “actas del congreso” en formato digital (casi siempre pdf) que incluye todas las comunicaciones enteras, sin ningún tipo de menú navegable, o uno muy rudimentario. En el caso de un evento online, como precisamente esta será la parte clave del evento, todo se organiza para facilitar la búsqueda y navegación entre la información; categorías, etiquetas, marcadores, etc. facilitan al usuario acceder a toda la documentación, navegar a través de ella e incluso crear su propio portafolio de comunicaciones interesantes, como permitía la plataforma del IV Congreso de la CiberSociedad, donde cada usuario podía marcar comunicaciones o foros de discusión como favoritos y tenerlos accesibles desde su panel de control.
El tema de los posters, tan típico y tradicional del mundo de los congresos, es una de las partes más sociales de los eventos presenciales. Esta inmediatez y preguntar e interactuar con el autor de una comunicación no es lo mismo en un entorno online, aunque si contamos que la impresión de un poster puede costar entre 30 y 50 euros, quizás merece la pena una vídeo llamada… este punto es discutible. En el pasado congreso de formación del profesorado, me gustó escuchar la explicación entusiasta de un profesor compartiendo su propuesta delante de un reducido grupo de oyentes.

Otra cosa que me fijé, y me sigue sorprendiendo, son los horarios. Normalmente, en los eventos presenciales, se empieza unos 15 minutos más tarde esperando que termine de entrar toda la gente, que funcione el proyector o que llegue alguien atascado en la carretera… Si se empieza tarde, se termina tarde!
A menudo en los espacios para comunicaciones orales,  es tan justo el tiempo del que se dispone, que se intenta unir 6 comunicaciones en sesiones de hora y media, y evidentemente no queda tiempo para el debate ni discusión ni preguntas; se desvanece por arte de magia. No de magia no, por la propia estructura del evento. Mientras que en los eventos online, los horarios son mucho más precisos, y la propia plataforma ofrece el tiempo y el espacio adecuado para discutir y comentar cada comunicación. Si uno llega tarde, es su problema, no afecta el desarrollo de la sesión en caso que sea por videostreaming, por ejemplo. Para mi la parte principal de los congresos es este intercambio y aprendizaje mutuo, pero es muy triste que en la mayoría de eventos, por “culpa del tiempo”, no haya espacio/tiempo para esto.
Las salidas culturales serían la parte interesante que facilita este intercambio y networking con otros participantes, de tu a tu y en un entorno informal, que los eventos online tienen difícil para suplir. Para mi es una de las partes más interesantes, conocer la ciudad o país que visitas más allá de las 4 paredes del centro de convenciones o universidad donde se celebra el congreso. Pero para que esto sea posible significa que te has tenido que desplazar a otra ciudad o país, con el coste de billete y alojamiento que puede suponer.


Resumiendo un poco estas ideas, creo que empezamos a entrar en un período de transición. Creo que poco a poco estos grandes eventos mastodónticos, o estos pequeños y selectos que cuesta una fortuna asistir, van a ir dejando paso a otro tipo de formatos, basados en plataformas online o en opciones híbridas y deslocalizadas, como la que plantea ahora Hybrid Days. Los costes son mucho más racionales en estos nuevos formatos (y más en épocas de crisis y de dificultades de encontrar patrocinadores). Pero sobretodo, más manejables en cuanto a infraestructuras y organización. Y si le damos una vuelta de tuerca más, y favorecemos la autogestión y la participación activa de los asistentes en la propia organización, conseguimos un sentimiento de pertenencia al evento mucho mayor (Barcamps, podcamps, o el pasado IV Congreso de la Cibersociedad donde los participantes elegían los temas de debate, el lema, etc.).
Finalmente solamente invitaros a seguir el evento Hybrid Days o asistir al II Simposio de innovación educativa en Barcelona.